Rozliczanie podróży służbowej

Nowoczesny biznes nierozerwalnie związany jest ze służbowymi podróżami. Na tym opierają się bezpośrednie kontakty z kontrahentami krajowymi i zagranicznymi. I […]

Nowoczesny biznes nierozerwalnie związany jest ze służbowymi podróżami. Na tym opierają się bezpośrednie kontakty z kontrahentami krajowymi i zagranicznymi. I na tym zbudowany jest profesjonalizm podmiotu. Jednak jak delegacje wpływają na wysokość ogółu kosztów uzyskania przychodu? Jak prawidłowo rozliczyć te wydatki? I czy w rocznej deklaracji PIT i CIT zauważymy dużą różnicę?

Co możemy wziąć pod uwagę w rozliczaniu podróży służbowych? Najbardziej oczywisty podział to:

  • Diety i wyżywienie;
  • Noclegi;
  • Dojazdy w ramach podróży.

Oczywiście, jednocześnie ważną kwestią wpływającą na sposób rozliczania kosztów, a w efekcie również na poziom przedstawionych dochodów w deklaracji jest podział na wyjazd krajowy i zagraniczny.

Wydatki związane z wyżywieniem w trakcie podróży służbowej nie mogą być rozliczane w ramach delegacji w sposób bezpośredni. Dieta określa limit poziomu tych kosztów. Aby nie zakłamywać kwot w deklaracjach podatkowych, należy trzymać się zasad ustanowionych przez przepisy prawa. A więc kosztu uzyskania przychodu nie stanowią wartości diet z tytułu podróży służbowej osób prowadzących działalność gospodarczą i współpracowników w części, która przekracza ustaloną wysokość tych diet. Dlatego do kosztów wliczyć można jedynie wysokość diet ustalona w rozporządzeniu, bez względu na faktyczne wydatki.

Drugą grupą kosztów są noclegi. Przy wyjazdach pracowniczych praktyka podatkowa wskazuje na wykorzystanie stawki zryczałtowanej. Jednak sam przedsiębiorca nie może wykorzystać tego rodzaju rozwiązań. W tym przypadku liczy się jedynie jedno obwarowanie – wydatek musi być udokumentowany wystarczającym dowodem księgowym, np. fakturą.

W ramach delegacji możliwe jest rozliczenie w deklaracjach podatkowych także wydatków związanych bezpośrednio z dojazdem na miejsce i powrotem. Tym razem sposób rozliczenia takich kosztów wiąże się z rodzajem wybranego środka transportu. Jeśli jest to pociąg, autobus lub samolot ważny jest odpowiedni dokument księgowy, znów np. faktura, rachunek lub sam bilet. Chociaż ten ostatni tylko w określonych sytuacjach może być traktowany jako pełnoprawna faktura. Z drugiej strony jako środek lokomocji można wykorzystać samochód będący środkiem trwałym. Wtedy do kosztów możliwe jest zakwalifikowanie zakupionego paliwa, biletów parkingowy czy nawet opłat za autostrady. A jeśli w trakcie wyjazdu wykorzystany był samochód prywatny, wtedy należy dodatkowo prowadzić także ewidencję przebiegu pojazdu. W innym wypadku istnieją dodatkowe ograniczenia co do możliwości rozliczenia wydatków z tym związanych.

Zasady naliczania diet

Zasady naliczania diet w podróżach krajowych i zagranicznych zauważalnie się różnią. A różnice wynikają bezpośrednio ze stawek obowiązujących dla docelowych państw. Jednak nadal obowiązuje w nich zasada określająca podział tych stawek według czasu.

Dla krajowej podróży krótszej niż doba:

  • Mniej niż 8 godzin – diety się nie nalicza;
  • 8 – 12 godzin – rozliczamy 50% z pełnej stawki diety;
  • Powyżej 12 godzin – przysługuje pełna kwota diety.

Oraz dla podróży dłuższej niż doba i za każdy rozpoczęty dzień:

  • Poniżej 8 godzin – 50% diety;
  • Powyżej 8 godzin – pełna stawka.

Jednocześnie dla delegacji zagranicznych:

  • Do 8 godzin – 1/3 stawki;
  • 8 – 12 godzin – 50% stawki;
  • Ponad 12 godzin – pełna stawka.

Przedsiębiorca ma obowiązek rozliczyć podróże służbowe w ciągu 14 dni od ich zakończenia. Po tym czasie wszelkie wydatki z nimi związane nie mogą wpływać na deklaracje podatkowe. Należy pamiętać, że przy wyjazdach kilkudniowych za każdą pełną dobę naliczana powinna być pełna dieta z góry określona przepisami prawa.

Serwis pit-y radzi: